Möglichkeiten, Arbeitgeberleistungen im Ausland zu gewähren: EORs, NREs und juristische Personen

"Einige Arbeitgeberleistungen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sie können einen notwendigen Faktor darstellen, um Fachkräfte zu rekrutieren", sagt Bill Kirwan, Vice President für Advisory bei Vistra UK.

Ein Weg ist die Gründung einer lokalen juristischen Person, z. B. einer Tochtergesellschaft oder einer Zweigstelle, die es dem arbeitgebenden Unternehmen ermöglicht, den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern alle gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitgeberleistungen zu gewähren. Das arbeitgebende Unternehmen kann dann alle beliebigen üblichen Zuschläge hinzufügen. Die Gründung einer juristischen Person bietet dem arbeitgebenden Unternehmen maximale Flexibilität in Bezug auf lokale zulässige Aktivitäten und Leistungsregelungen. Jedoch kann die Gründung Monate dauern und die Kosten können beträchtlich sein. Viele Unternehmen, die ins Ausland expandieren, bevorzugen einen vorsichtigeren Ansatz und stellen eine kleine Anzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – oder auch nur eine Person – ein, um ein Gefühl für den Markt zu gewinnen, bevor sie mit einer juristischen Person fortfahren.

Eine Alternative zur Gründung einer vollwertigen juristischen Person besteht darin, sich im Zielland als ausländischer Arbeitgeber (Non Registered Employer - NRE) zu registrieren. Die Gründung einer NRE ist in der Regel kostengünstiger und schneller als die Gründung einer juristischen Person. NREs sind jedoch oft als kurzfristige Strukturen gedacht (mit einer Dauer von ca. weniger als zwei Jahren). Sie werden verwendet, um nur eine einzige Mitarbeiterin oder einzigen Mitarbeiter mit begrenzten Aktivitäten zu beschäftigen. Trotzdem muss das arbeitgebende Unternehmen die volle Verantwortung für die Einstellung lokal ansässiger Arbeitskräfte übernehmen. Dies beinhaltet die Abführung ihrer Steuern und die Bereitstellung der erforderlichen und üblichen Arbeitgeberleistungen. Dies sind komplexe Tätigkeiten und können angesichts des kurzfristigen und begrenzten Charakters von NREs schwer zu bewältigen sein.

Eine andere Alternative im Falle einer Expansion ist die Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record - EOR). Ein EOR-Anbieter ist ein Unternehmen mit etablierter lokaler Präsenz, das sich um die Einstellung von Arbeitskräften und die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen kümmert. Die Verwaltung der Arbeitsaufgaben hingegen werden der Kundin oder dem Kunden (d.h. dem Unternehmen, das in das Zielland expandiert) überlassen. Bei einer EOR-Vereinbarung kann es sich um eine kurzfristige Vereinbarung handeln. Es kann aber auch in einigen Ländern so lange andauern bis das Unternehmen die Entscheidung getroffen hat, ob es eine dauerhaftere Präsenz im Land etablieren möchte. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass eine EOR-Lösung aufgrund der Vorschriften zur Unternehmensbesteuerung nicht immer eine geeignete Option für die Expansion auf einen neuen Markt in einem anderen Land ist.

1. Gewährung gesetzlicher Arbeitgeberleistungen

Bevor ein Unternehmen bei der Expansion in ein anderes Land optionale (d.h. nicht gesetzliche) Arbeitgeberleistungen in Betracht zieht, muss es sicherstellen, dass es die nach lokalem Recht obligatorischen Leistungen erbringt. Ein EOR-Anbieter erleichtert diesen Prozess, da er oder sie sich mit der Erbringung gesetzlicher Leistungen im Zielland auskennt.

Gesetzliche Arbeitgeberleistungen – die in der Regel Krankenversicherung, Renten, Arbeitgeberhaftpflicht, Arbeitsunfähigkeit etc. umfassen – sind für jedes arbeitgebende Unternehmen kostspielig, aber für Unternehmen mit nur wenigen Arbeitskräften besonders belastend und schwer zu bewältigen. Ein EOR-Anbieter umgeht dieses Problem, indem er oder sie durch eine hohe Spezialisierung mit vielen arbeitgebenden Unternehmen auf dem lokalen Markt kooperieren kann, so dass sich dieses Geschäftsmodell lohnt.

„Mit einem NRE sind Sie auf sich allein gestellt“, sagt Kirwan. Die Gewährung der erforderlichen Arbeitgeberleistungen kann unerschwinglich oder sogar unmöglich sein. „In diesem Fall muss sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selber um die Leistungen kümmern und sie vom Unternehmen erstattet bekommen. Daran zeigt sich wiederum der große Vorteil des EOR.“

Das arbeitgebende Unternehmen ist auch bei einer juristischen Person auf sich allein gestellt. Doch in der Regel arbeitet ein Unternehmen, das eine juristische Person in einem neuen Land gründet, mit lokalen Experten zusammen. So kann festgestellt werden, welche Arbeitgeberleistungen nach lokalem Recht erforderlich sind (und welche üblich sind) und wie diese gewährt werden können. Dies schließt auch die Einbehaltung von Lohnabgaben und Überweisungen an lokale Behörden ein. Ein EOR-Anbieter verfügt selbst über fundierte Ortskenntnisse und versteht, welche Leistungen erforderlich und üblich sind. Ein EOR kümmert sich auch um alle Lohn-Einbehalte und Überweisungen.

Das Verständnis der Leistungsanforderungen in neuen Ländern ist oft komplizierter, als es den Anschein hat. Zumal neue arbeitgebende Unternehmen möglicherweise nicht wissen, welche Fragen sie den Behörden stellen müssen, um die Vorschriften einzuhalten. „In vielen lateinamerikanischen Ländern erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Weihnachtsgeld. In Brasilien erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Ende eines Arbeitsvertrags eine Dienstleistungsprämie. Diese werden als Boni bezeichnet, aber es sind gesetzliche Leistungen, die auch gesetzlich festgeschrieben sind“, sagt J. P. Gooch, Vice President EOR Operations bei Vistra.

2. Gewährung von außergesetzlichen Arbeitgeberleistungen

Die nicht gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen sind von Land zu Land unterschiedlich und sollen die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen ergänzen. Wie immer bietet die Gründung einer lokalen juristischen Person maximale Flexibilität, sowohl in Bezug auf die zulässigen Aktivitäten im Land als auch auf die Leistungen, die ein arbeitgebendes Unternehmen zusätzlich anbieten kann. Aber auch hier kann die Gründung einer juristischen Person zeitaufwändig und teuer sein. Die Inanspruchnahme einer EOR kann vor allem für kleinere Betriebe von Vorteil sein, da für eine kleine Anzahl von Arbeitskräften sonst möglicherweise kein Versicherungsschutz besteht.

"Ein EOR kann solidere Kranken-, Lebens-, Arbeitsunfähigkeits- oder Gesundheitspolicen anbieten als die, die durch das Arbeitsrecht vorgeschrieben sind, was besonders für eine kleine Personalzahl von Vorteil sein kann", sagt Saul Howerton, Vice President, Advisory bei Vistra USA.

Die häufigste nicht gesetzliche Arbeitgeberleistung ist die private Krankenversicherung.

„Wenn Sie in Großbritannien nach dem staatlichen System einen Kniegelenkersatz benötigen, müssen Sie möglicherweise sechs bis acht Monate warten. Mit einer privaten Krankenversicherung würden Sie wahrscheinlich nächste Woche operiert werden“, sagt Kirwan.

Private Krankenversicherungen werden in der Regel Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf der oberen Führungsebene als Vergünstigung angeboten, aber andere nicht obligatorische Leistungen stehen jedem zur Verfügung. Häufig wird hier der verlängerte Elternschaftsurlaub herangezogen. Im Vereinigten Königreich zum Beispiel kann eine Person sechs Monate vollen Lohn statt der obligatorischen 26 Wochen bei 80 Prozent ihres Gehalts erhalten.

In Osteuropa und Asien ist es üblich, neben der staatlichen auch eine private Altersvorsorge anzubieten. „In Westeuropa sind die Rentensysteme in der Regel großzügiger und Zulagen werden nicht als notwendig erachtet“, sagt Kirwan.

Die meisten nicht gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen sind vollständig steuerpflichtig, obwohl die Regierungen Ausnahmen machen. In Großbritannien zum Beispiel, wo es üblich ist, einen Firmenwagen für geschäftliche und private Zwecke zur Verfügung zu stellen, reduziert eine neue Gesetzgebung die damit verbundene Steuer, wenn es sich um Elektrofahrzeuge handelt. EOR-Anbieter arrangieren hingegen möglicherweise keine Autoleasingverträge, oder tun dies nur für ausgewählte Kundinnen oder Kunden und gegen eine Gebühr. Der Anbieter wird auch die erforderlichen Versicherungsprämien an die Kundin oder den Kunden weitergeben und wahrscheinlich auch eine zusätzliche Gebühr für diese Leistung erheben. In diesem, wie auch in anderen Bereichen, bietet die Gründung einer lokalen juristischen Person mehr Flexibilität.

Unternehmensfeiern, Abendessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre Familien, Serviceprämien und Geschenke können ebenfalls angeboten werden, um den Mitarbeitern Wertschätzung zu zeigen. EOR-Anbieter engagieren sich normalerweise nicht auf dieser Ebene.

Als Faustregel gilt, dass ein Unternehmen bei der Due-Diligence-Prüfung eines EOR-Anbieters feststellen sollte, welche gesetzlichen und welche nicht-gesetzlichen Leistungen im Rahmen des EOR zur Verfügung stehen. Diese sollten gegen die nicht-gesetzlichen Leistungen abgewogen werden, die in dem Zielland üblicherweise angeboten werden, und gegen die Leistungen, die das Unternehmen generell üblicherweise anbietet. So kann sich das Unternehmen die Grenzen der Möglichkeiten eines EOR-Anbieters im Vergleich zur Gründung einer juristischen Person verständlicher machen.

3. Aktien für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Unternehmen, die für gewöhnlich ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Aktienbeteiligungspläne, Restricted Stock Units oder Aktienoptionen anbieten, können bei Personaleinstellungen in einem anderen Land auf Hindernisse stoßen. "Viele EORs wollen sich nicht in die verwaltungstechnischen Verwicklungen und rechtlichen Risiken dieser Pläne einmischen", sagt Kirwan. Einige bieten Aktien für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nur in bestimmten Ländern an. Andere erlauben Unternehmen, Aktien zu gewähren, wenn sie dies wünschen. Sie sagen jedoch, dass es Sache des arbeitgebenden Unternehmens ist, dies bei den Steuerbehörden einzureichen, und sie müssen das EOR über alle damit verbundenen Gehaltsabrechnungsanforderungen informieren.

„Unter dem Strich ist die Gewährung von Aktienkaufplänen bei einem EOR oft nicht möglich und wenn es möglich ist, müssen sie diese selbst verwalten. Das kann große Kopfschmerzen bereiten.“, sagt Kirwan.

Die Gründung einer lokalen juristischen Person ermöglicht dem arbeitgebenden Unternehmen ein Höchstmaß an Flexibilität in Bezug auf aktienbezogene Leistungen, obwohl dieser Weg natürlich keineswegs die Compliance-Verpflichtungen aufhebt. Eine NRE kann hier einen Vorteil bieten. Compliance-Anforderungen können jedoch knifflig zu leben sein und Unternehmen sollten nicht versuchen, diese arglos ohne Unterstützung zu bewältigen. Unabhängig davon, ob Sie sich an einen EOR-Anbieter wenden oder eine juristische Person oder eine NRE gründen, sollten Unternehmen immer kompetente Hilfe vor Ort in Anspruch nehmen, um ein volles Bild über ihre Verpflichtungen und Möglichkeiten zu gewinnen.