Anstellung und Entlohnung von Remote-Arbeitskräften im Ausland: Risiken und Chancen

Während der Covid-19-Pandemie entwickelte sich die Remote-Arbeit explosionsartig – und eine Rückkehr zur gewohnten Arbeitsweise wird es wahrscheinlich nicht mehr geben. So hat eine aktuelle Studie von Upwork ergeben, dass bis 2025 über 36 Millionen US-Bürgerinnen und -Bürger remote arbeiten werden, was einem Anstieg von 87% gegenüber der Zeit vor der Pandemie entspricht.

Natürlich werden die meisten Remote-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter in ihrem Heimatland bleiben. Aber der Fachkräftemangel in deren Heimat und die Produktivitätssteigerungen, die Unternehmen durch Remote-Arbeit in den letzten anderthalb Jahren erfahren haben, haben Manager für die Idee offener werden lassen, von überall aus arbeiten zu können. Manche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind vor diesem Hintergrund begeistert von der Aussicht, auf eine sonnige Karibikinsel oder in eine Wohnung im Herzen einer europäischen Hauptstadt zu ziehen.

„Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der jüngeren Generation möchten die Möglichkeiten haben, in Italien von einem Café aus zu arbeiten. Die heutige Technologie ermöglicht es ihnen, sich über Grenzen hinweg zu vernetzen und zusammenzuarbeiten“, sagt Jason Mendelsohn, Global Mobility Director bei Vistra.

Darüber hinaus hat sich die Dynamik bei der Einstellung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mit Visum verändert, da sich mehr Menschen für einen Verbleib in ihrem Heimatland entscheiden wollen oder müssen.

„Während der Covid-Pandemie sind viele Arbeitskräfte mit Visum in ihre Heimat zurückgezogen, um bei ihren Familien zu sein“, sagt J. P. Gooch, Vice President der EOR-Operations bei Vistra.

Mit der Zunahme der Visabeschränkungen – sowohl aus pandemiebedingten als auch aus politischen Gründen – mussten zahlreiche einheimische Staatsangehörige, die früher quer über den Kontinent gezogen wären, um näher bei ihrem arbeitgebenden Unternehmen zu sein, zu Hause bleiben.

All diese Trends haben dazu geführt, dass immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Ausland leben, was die arbeitgebenden Unternehmen zu einem neuen Einstellungsparadigma bewegt. "Wir nennen das 'Beschäftigungsportabilität'", sagt Mendelsohn.

1. Entscheidung für eine Beschäftigungslösung

Die Vergütung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erfolgt in jedem Land in erster Linie über eine juristische Person, z. B. eine Tochtergesellschaft oder eine Niederlassung. Die Gründung einer juristischen Person bietet Flexibilität und verringert Compliance-Risiken. Sie kann jedoch zeitaufwändig und teuer sein. Kurz gesagt, dies ist möglicherweise nicht die optimalste Lösung für die Vergütung von Remote-Arbeitskräften, abhängig von der Dauer ihrer Einsätze, den durchgeführten Aktivitäten, den lokalen Gesetzen und weiteren Faktoren.

Abgesehen von der Gründung einer lokalen juristischen Person haben arbeitgebende Unternehmen drei Hauptoptionen für die Einstellung und Vergütung grenzüberschreitender Fernarbeitskräfte: die Registrierung als nicht ansässiges arbeitsgebendes Unternehmen, die Inanspruchnahme eines Unternehmens, das als Arbeitgeber/-in registriert ist (manchmal auch als internationale professionelle Arbeitgeberorganisation oder PEO bezeichnet), oder die Einstellung unabhängiger Auftragnehmerinnen oder Auftragnehmer. Bei der Wahl der richtigen Lösung müssen die Umstände der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers, die landesspezifischen Vorschriften und die Risikobereitschaft des arbeitgebenden Unternehmens berücksichtigt werden.

Für einheimische Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die für einen kurzfristigen Auftrag in ein Land entsandt werden, in dem das arbeitgebende Unternehmen nicht rechtlich vertreten ist, kann die einfachste Option darin bestehen, sich als gebietsfremde/r Arbeitgeber/in (NRE - Non-resident employer) registrieren zu lassen und die Arbeitnehmerin oder den Arbeitehmer auf der Gehaltsliste des Heimatlandes zu führen. NGOs und Universitäten entsenden häufig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Forschungsprojekte vorübergehend ins Ausland, und private Unternehmen haben möglicherweise kurzfristige Geschäftsinteressen im Ausland.

„Wenn eine US-Amerikaner oder US-Amerikanerin weniger als sechs Monate in Kanada arbeitet, verlagern Sie sein Anstellungsverhältnis nicht nach Kanada. Sie müssen ihm keine lokalen Leistungen zahlen, und die Sozialleistungen werden durch eine gegenseitige Vereinbarung zwischen den beiden Ländern abgedeckt“, sagt Bill Kirwan, Vice President, Advisory bei Vistra.

Es ist wichtig, bei der Durchführung der Due Diligence in diesem Bereich die lokalen Vorschriften zu überprüfen, da einige Länder keine NREs zulassen. Auch steuerliche Ansässigkeitsregelungen können ins Spiel kommen. Die Schweiz beispielsweise betrachtet Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die mehr als 90 Tage bleiben, aus steuerlicher Sicht als Einwohnerinnen bzw. Einwohner. Viele andere Länder beginnen erst nach 183 Tagen Steuern zu erheben.

Für längerfristige Einsätze oder lokal-nationale Einstellungen ist die Option der Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record - EOR) die bessere Lösung. Der EOR-Dienstleister stellt die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein, verwaltet die Gehaltsabrechnung, berechnet und zahlt alle lokal erforderlichen Leistungen, welche beispielsweise bezahlten Urlaub, medizinische Leistungen, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub und andere landesspezifische Leistungen umfassen können. Das Unternehmen, das den EOR-Dienstleister beauftragt hat, verwaltet die Arbeitsaufgaben und -leistungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und bezahlt den EOR für die Arbeitnehmerverwaltung und die Sozialleistungen.

Ein EOR eignet sich auch gut für die Beschäftigung ehemaliger Visa-Arbeitskräfte, die von der Hauptniederlassung oder einer anderen Niederlassung in ihr Heimatland zurückgekehrt sind, um dort aus zu arbeiten. Wie bereits erwähnt, war dies während der Pandemie eine Situation, die oft eingetreten ist.

„Wir haben während der Pandemie einen Anstieg der EOR-Dienste für Visuminhabende gesehen“, sagt Gooch. „Vorher waren sie Vollbeschäftigte, daher ist es nicht fair, sie als Auftragnehmerin oder Auftragnehmer wieder einzustellen, nur weil sie von einem Land, in dem das Unternehmen eine juristische Person hat, in ein anderes Land gezogen sind, in dem das Unternehmen keine hat. Ein EOR ermöglicht es Ihnen, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bezahlen, wo immer sie sich befinden.“

2. Lokale Anstellungen

Es kann sein, dass Unternehmen beschließen, einheimische Staatsangehörige im Ausland einzustellen, um einen Mangel an Fachkräften, insbesondere in den Bereichen IT und Softwareentwicklung, zu beheben.

„Viele Unternehmen – insbesondere Technologieunternehmen – möchten heutzutage weltweit und ohne Einschränkungen einstellen. Wenn sie in einem anderen Land jemanden mit den richtigen Fähigkeiten finden, kann ein EOR perfekt für sie sein“, sagt Kirwan.

Für andere Unternehmen behält der traditionelle Reiz des kostengünstigen Outsourcings seine Anziehungskraft.

„Kosten sind oft ein Faktor“, sagt Kirwan. „Unternehmen ziehen Einstellungen in Ländern wie Indien oder Osteuropa in Betracht, die über gut ausgebildete, aber nicht zu teure Arbeitskräfte verfügen.“

In der Vergangenheit war es üblich, dass Organisationen, die einheimische Staatsangehörige benötigten, diese als Freiberufler anstellten. Aber heute hat sich dies zu einer gefährlichen Lösung entwickelt, insbesondere in den USA und Westeuropa. Mit dem Wachstum der Gig Economy stellen die Regierungen zunehmend in Frage, ob Freiberufler wie Uber- und Lyft-Fahrer und Fahrerinnen wirklich unabhängig sind oder absichtlich als solche eingestuft werden, damit die arbeitgebenden Unternehmen die Steuerzahlungen umgehen können.

Die Gesetzgebung ist in diesen Belangen oft komplex und entwickelt sich stetig weiter. Die Verwendung eines EOR ermöglicht es arbeitgebenden Unternehmen jedoch, schlechte Publicity durch unsachgemäße Einstellungen sowie potenzielle Compliance-Verstöße und Geldstrafen zu vermeiden.

3. EOR-Risiken

Eine EOR-Lösung ist nicht risikofrei. Lokale Gesetzgebungen ändern sich häufig und nicht alle Unternehmen halten gründlich Schritt. Bei einem Verstoß können sowohl das arbeitgebende Unternehmen als auch der EOR rechtlich zur Verantwortung gezogen werden.

Ein häufigeres Risiko ist die Verpflichtung zu einer legalen Präsenz oder ständigen Niederlassung, die das arbeitgebende Unternehmen zur Zahlung von Körperschaftsteuern und/oder Mehrwertsteuern (MwSt.) verpflichtet. Auch Doppelbesteuerung und Sanktionen können verhängt werden.

"Die gefürchteten Bestimmungen für ständige Niederlassungen sind etwas, auf das man immer achten muss", sagt Kirwan. "Verschiedene Länder haben unterschiedliche Regeln."

Bei der Bestimmung der Betriebsstätte spielen die Anzahl der eingestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsdauer und die Art ihrer Tätigkeit eine Rolle. NREs und EORs sind als kurzfristige Lösungen konzipiert und eliminieren nicht die Risiken einer ständigen Niederlassung.

"Je länger die Menschen in einem Land beschäftigt sind und je mehr es sind, desto höher ist das Risiko zur Verpflichtung zu einer ständigen Niederlassung", sagt Kirwan.

Die Vorschriften sind hier in den einzelnen Ländern unterschiedlich, aber im Allgemeinen sollte man die Gründung einer juristischen Person in Erwägung ziehen, wenn geplant ist, mehr als ein Jahr lang Arbeitskräfte in einem Land zu beschäftigen oder mehr als sechs Arbeitskräfte einzustellen. In vielen Fällen kann auch mit einer einzigen Arbeitskraft, die weniger als ein Jahr arbeitet, eine Betriebsstätte gegründet werden. Die Gründung einer juristischen Person kann allerdings mehrere Monate dauern, daher sollten Sie im Voraus planen.

Eine weitere wichtige Überlegung ist die Umsatzgenerierung vor Ort.

„Die Einstellung von Vertriebsmitarbeitern, die Einnahmen erzielen oder Geschäfte mit lokalen Kunden abschließen, ist eine große rote Flagge“, sagt Kirwan. „Für eine Remote-IT-Arbeitskraft ist die Wahrscheinlichkeit weitaus geringer, dass Risiken einer ständigen Niederlassung entstehen.“

4. Vorbereitung und fundiertes Know-How sind wichtig

Die Ausweitung der Remote-Arbeit bietet arbeitgebenden Unternehmen neue Möglichkeiten, besondere Fachkräfte einzustellen und neue Standorte zu erschließen. Aber jede Einstellungs- und Vergütungsoption ist mit Risiken verbunden, die zu gravierend sind, um sie schlicht zu ignorieren. Die genaue Kenntnis der örtlichen Gesetze und die vorherige Beratung durch Rechts- und Steuerexperten ermöglichen es dem arbeitgebenden Unternehmen, passende Wege zu finden und gleichzeitig flexibel zu bleiben.